• Legemiddelindustriens bransjeregler29.7 Reklame skal sendes til Rådets sekretariat

    29.7 Reklame skal sendes til Rådets sekretariat

    Medlemsfirmaene plikter å sende kopi til Rådet sekretariat av all Reklame uansett format som benyttes i virksomheten.

    Rådets sekretariat kan kreve betaling pr. innsendelse. Se veiledningen for gjeldende gebyrsats.

    Veiledning
    Plikten til innsendelse
    Plikten til å sende kopi av all Reklame, uavhengig av format, til Rådets sekretariat sitt elektroniske arkiv gjelder alle som innehar markedsføringstillatelse for Legemidler, også de som ikke er medlem av LMI.
    Tidspunktet for innsendelse
    Reklamen skal som hovedregel sendes inn før den tas i bruk. Dersom dette ikke er mulig, f. eks dersom det ikke er mulig å legge inn et foredrag fra ekstern foredragsholder i forkant, skal det legges inn så snart som praktisk mulig etter at møtet hvor foredraget holdes er gjennomført.
    Eksempler på materiell
    Eksempler på dokumenter som skal sendes inn:
    • Reklamer, annonser, direct mail, innstikk, brosjyrer og annet reklamemateriell
    • Reklamefilmer
    • Invitasjoner til Reklamemøter
    • Presentasjoner og annet materiell som er vist på Reklamemøter, også eksterne foredragsholderes presentasjoner/materiell
    (listen er ikke uttømmende)
    Eksempler på dokumenter som ikke skal sendes inn:
    • Materiell i forbindelse med kliniske utprøvninger
    • Informasjon gitt til leger på direkte forespørsel
    • Særtrykk av vitenskapelige publikasjoner, behandlings-retningslinjer og andre referanser
    • Annet materiell som ikke er Reklame, f.eks. tekniske veiledninger, helse- og sykdomsinformasjon, pressemeldinger og børsmeldinger
    • Deltakerlister
    • Avtaler
    • Invitasjon og agenda til Advisory Board
    • Felleskatalogtekster (selv om dette er Reklame)
    (listen er ikke uttømmende)
    Praktisk innsendelse.
    Innsendelse gjøres elektronisk ved å laste opp dokument på firmaets konto i Rådets sekretariats elektroniske arkiv.
    Det er ønskelig med god mappestruktur slik at informasjon kan gjenfinnes og f.eks. at presentasjoner som hører til samme møte ligger samlet.
    Gebyr
    Fra 01.01. 2017 er det innført en avgift på kr. 100 pr. dokument som sendes inn av Medlemsfirma.
    Prisen er pr. dokument. Legges det f.eks. 10 dokumenter knyttet til et møte i en mappe betales det for 10 dokumenter.
    Rådets sekretariat (LMI) fakturerer Medlemsfirmaene etterskuddsvis en gang pr. år.
    Tilgang til arkivet
    Hvert enkelt firma har bare tilgang til sin egen konto.
    Det opprettes en bruker til hvert firma etter tilbakemelding fra firmaet om hvem som skal ha tilgang. Når ansatt med tilgang til det elektroniske arkivet slutter, er det viktig at det gis beskjed til drift@marcello.no, slik at bruker/passord blir slettet. Det må samtidig gis beskjed om hvem som skal overta ansvaret og bes om nytt passord til denne personen.
    Medlemmer av LMI som på konsulentbasis legger inn på vegne andre firma skal legge informasjonen inn på oppdragsgivers område og ikke på eget område i det elektroniske arkiv.
    Legemiddelverket og Rådets sekretariat har tilgang til hele det elektroniske arkiv og vil foreta kontroller (systematiske kontroller og/eller stikkprøver) for å undersøke om firmaenes Reklame er i samsvar med gjeldende regelverk.