• Legemiddelindustriens bransjeregler29.6 Reklame skal lastes opp i elektronisk arkiv

    29.6 Reklame skal lastes opp i elektronisk arkiv

    Medlemsfirmaene plikter før bruk å laste opp en kopi av all Reklame (uavhengig av format) som benyttes i virksomheten, i elektronisk arkiv  administrert av Rådets sekretariat.

    To ganger i året skal Medlemsfirmaene laste opp en oversikt over egne nettsteder og egne kontoer/kanaler på sosiale medier.

    Opplasting i elektronisk arkiv er gebyrbelagt. Se veiledningen for gjeldende gebyrsats.

    Veiledning
    NB! Det er ulike regler for intern godkjenning i Medlemsfirma og opplasting til Rådets sekretariat. For eksempel skal ikke-reklame godkjennes, men ikke lastes opp i elektronisk arkiv.
    Plikt til opplasting
    Plikten til å laste opp en kopi av all Reklame, uavhengig av format, i elektronisk arkiv gjelder alle som innehar markedsføringstillatelse for Legemidler, også de som ikke er medlem av LMI. Begrunnelsen for dette er at Rådets sekretariat administrer det elektroniske arkivet også på vegne av Statens legemiddelverk ref. legemiddelforskriften § 13-12.
    Eksempler på materiell
    Eksempler på dokumenter som skal sendes inn:
    • Reklamer, annonser, direct mail, innstikk, brosjyrer og annet reklamemateriell
    • Reklamefilmer
    • Invitasjoner til reklamemøter
    • Presentasjoner og annet materiell som er vist på reklamemøter, også eksterne foredragsholderes presentasjoner/materiell
    • Særtrykk av vitenskapelige publikasjoner som brukes i reklamesammenheng
    (listen er ikke uttømmende)
    Eksempler på dokumenter som ikke skal sendes inn:
    • Materiell i forbindelse med kliniske utprøvninger
    • Informasjon gitt til leger på direkte forespørsel
    • Særtrykk av vitenskapelige publikasjoner som ikke er Reklame eller brukes i reklamesammenheng, behandlingsretningslinjer og andre referanser
    • Nettsider som ikke innholder reklame, for eksempel helse- og sykdomsinformasjon
    • Annet materiell som ikke er Reklame, f.eks. tekniske veiledninger, helse- og sykdomsinformasjon, pressemeldinger og børsmeldinger
    • Deltakerlister
    • Avtaler
    • Invitasjon og agenda til Advisory Board
    • Felleskatalogtekster (selv om dette er Reklame)
    (listen er ikke uttømmende)
    Opplasting skal gjøres på firmaets konto i elektronisk arkiv.
    Det er ønskelig med god mappestruktur slik at informasjon kan gjenfinnes og f.eks. at presentasjoner som hører til samme møte ligger samlet.
    Reklamemateriell (f.eks. videoer, brosjyrer og presentasjoner) som publiseres på nettsteder/nettsider skal sendes inn før første gangs bruk.
    Materiell som brukes om igjen i annet format (f.eks. brosjyre i papir er gjort om til digital) uten at innholdet og utformingen er endret, må ikke lastes opp på nytt. Dersom det visuelle inntrykket blir et annet, enkelte ord fjernes eller legges til mv. så er innholdet/utformingen endret.
    Opplasting av lenker til egne nettsteder/ nettsider
    Opplasting skal skje per 1.april og per 1.oktober.
    Firma legger lenker direkte inn i elektronisk arkiv (f. eks i form av et word-dokument hvor alle lenkene føres opp).
    Det skal opprettes mapper rett under hovedmappen som kan kalles «Lenker 1. april 20xx» og «Lenker 1. oktober 20xx».
    Det skal rapporteres inn lenker til alle sider der man finner Reklame for legemidler som firmaet eier/står bak. Dette gjelder ikke annonser på tredjepartsnettsted, som skal lastes inn i elektronisk arkiv på vanlig måte; for eksempel annonser på wwww.dagensmedisin.no.
    For produktsider/firmasider, som er relativt statiske og der kjernebudskapet er å finne andre steder i elektronisk arkiv, vil det som hovedregel være tilstrekkelig med lenke til nettstedet.
    Tidsbegrensede nettsteder som inneholder Reklame (for eksempel knyttet til en kampanje), hvor periodisk rapportering ikke vil gi tilstrekkelig grunnlag for kontroll
    (fordi lenken snart vil være inaktiv), må lastes opp i form av skjermdumper.
    Gebyr
    Fra 01.01. 2017 er det innført en avgift per dokument som sendes inn av Medlemsfirma.
     LMI informerer medlemmene på Digitalis om avgiftens størrelse.
    Prisen er per dokument. Legges det f.eks. 10 dokumenter knyttet til et møte i en mappe betales det for 10 dokumenter.
    Rådets sekretariat (LMI) fakturerer Medlemsfirmaene etterskuddsvis en gang per år.
    Tilgang til arkivet
    Hvert enkelt firma har bare tilgang til sin egen konto.
    Det opprettes en bruker til hvert firma etter tilbakemelding fra firmaet om hvem som skal ha tilgang. Når ansatt med tilgang til det elektroniske arkivet slutter, er det viktig at det gis beskjed til drift@marcello.no, slik at bruker/passord blir slettet. Det må samtidig gis beskjed om hvem som skal overta ansvaret og bes om nytt passord til denne personen.
    Medlemmer av LMI som på konsulentbasis legger inn på vegne andre firma skal legge informasjonen inn på oppdragsgivers område og ikke på eget område i det elektroniske arkiv.
    Legemiddelverket og Rådets sekretariat har tilgang til hele det elektroniske arkiv og vil foreta kontroller (systematiske kontroller og/eller stikkprøver) for å undersøke om firmaenes Reklame er i samsvar med gjeldende regelverk.