• Legemiddelindustriens bransjeregler18.3 Rimelig og nødvending

    18.3 Rimelig og nødvending

    Alle former for forpleining som tilbys av Medlemsfirma skal være rimelig i omfang og størrelse, og skal være et nødvendig premiss i forhold til det faglige programmet. Særlige bestemmelser gjelder for bevertning ved digitale møter/arrangmenter, jf. veiledningen. Dersom middag er tillatt, jf. punkt 18.5, kan denne ikke serveres før det faglige programmet er ferdig. Dette er ikke til hinder for at det kan gis enklere beverting før eller under møtet.

    Forpleining skal ikke overstige hva mottakeren normalt ville ha betalt, hvis vedkommende skulle betalt selv.

    Forpleining skal aldri omfatte finansiering, organisering eller tilrettelegging av underholdning eller sosiale aktiviteter.

    Veiledning
    Forpleining skal være rimelig i omfang og størrelse, nødvendig i forhold til det faglige programmet og tilpasset det aktuelle arrangementet.
    Digitale møter/arrangementer/konsulentmøter:
    Medlemsfirma kan tilby bevertning ved digitale møter, dersom følgende er oppfylt:
    • Det må foreligge et klart behov for bevertning for å sikre den faglige gjennomføringen.
    • Møtet må falle inn under et av følgende alternativ:
      a) Møtet/arrangementet avholdes i forlengelsen av arbeidstiden og varer minst 45 minutter,
      b) møtet avholdes i lunsjen eller
      c) møtet har en varighet på over 4 timer.
    Bevertning må avklares med deltakernes arbeidsgiver; ved møter på helseforetak må henvendelser om bevertning rettes mot leverandørkontakt eller den som vedkommende bemyndiger i henhold til fullmaktsregimet.
    • Det må avtales at en person på møteplassen håndterer det praktiske (mottak av bevertning, kommunikasjon med firma om antall deltakere, opprydding m.m.).
    • Møtet må være interaktivt og direktesendt; hvor det kan foregå kommunikasjon mellom medlemsfirma og deltakere.
    • Deltakere må delta i gruppe fra egnet møterom på eller utenfor arbeidsplass. Det er ikke tillatt med bevertning til deltakere som deltar individuelt f.eks. fra arbeidsplass eller hjemmekontor.
    • Bevertning skal begrenses til bekreftet antall deltakere.
    • Bevertningssats A benyttes.
    • Medlemsfirma må sikre dokumentasjon av deltakere og bevertning i henhold til 29.4.
    Forbudet mot finansiering, organisering eller tilrettelegging av underholdning eller sosiale aktiviteter
    Legemiddelfirma kan ikke arrangere eller tilrettelegge sosiale aktiviteter eller underholdning, og kan heller ikke bidra finansielt til faglige arrangement arrangert av tredjepart, der tredjepart organiserer eller legger til rette for underholdning eller sosiale aktiviteter. Det kan imidlertid forekomme tilfeller hvor tredjepartsarrangør legger til rette for tilstøtende sosiale aktiviteter for deltakerne, men som ikke er en del av det faglige arrangement. Hvorvidt dette skal medføre at firmaet er forpliktet til å avstå fra å delta eller bidra finansielt, vil bero på en helhetsvurdering.
    Momenter av betydning kan være:
    • størrelsen på møtet/arrangementet (for eksempel kongresser med fag over flere dager)
    • deltakere (for eksempel der deltakerne er av en slik karakter at også industrien bør være representert som en naturlig del av den norske helsetjenesten)
    • størrelsen på det økonomiske bidraget (for eksempel der industriens økonomiske bidrag er lite målt opp mot det totale budsjettet)
    • faglige aktiviteter (for eksempel der industriens faglige aktiviteter er begrenset sammenlignet med det totale programmet)
    Det må i alle tilfelle tydelig fremgå på samtlige relevante steder, herunder blant annet program og nettsider, at sosiale aktiviteter dekkes gjennom egenbetaling og på ingen måte fasiliteres/finansieres av industrien.
    Det må i alle tilfeller foretas en skjønnsmessig helhetsvurdering av fare for omdømmetap. Risikoen for dette må være lav.