• Legemiddelindustriens bransjeregler18.1 Valg av sted

    18.1 Valg av sted

    Alle arrangementer skal avholdes på et hensiktsmessig sted i forhold til møtets faglige hovedformål. Ingen arrangementer skal legges til destinasjoner som assosieres med sportslige eller fritidsbaserte aktiviteter, eller er kjent som ekstravagante.

    Arrangementer skal legges til Norge, med mindre:
    a) de fleste av de inviterte er fra andre land enn Norge, og destinasjonen fremstår som fornuftig gitt deltakernes tilholdssted, eller
    b) lokaliseringen av arrangør eller ekspertise gjør det mer fornuftig å holde arrangementet utenfor Norge

    Veiledning
    Generelt
    Valg av geografisk destinasjon, restaurant og møtelokale
    Det skal alltid foreligge logistiske eller faglige grunner for valg av sted for møter eller middag.
    Hovedregelen er at møter og middager skal legges på sted som medfører enklest mulig transport (tid/kostnad), f.eks. at møtet avholdes i et av byens møtelokaler og etterfølgende middag på en restaurant i gangavstand. Dette er imidlertid ikke til hinder for at det kan settes opp kortere transport innad i en by f.eks. til/mellom møtelokale/restaurant av praktiske årsaker. Det vil ikke være tillatt å avholde et møte og/eller middag i et møtelokale og/eller restaurant utenfor sentrum på et fint sted i naturskjønne omgivelser som krever en lengre bussreise eller en reise med båt.
    Det må nødvendigvis utøves et skjønn.  Ved vurderingen er det viktig å huske på intensjonen med regelverket.
    «Hensiktsmessig»: Alle steder som benyttes for et Medlemsfirmas arrangement skal være passende i forhold til møtets hensikt ut i fra faglige og logistiske kriterier. Valg av sted skal ikke virke støtende eller gi grunn- lag for vurdering at hensikten med møtet er annet enn strengt faglig.
    «Ekstravagant»: Steder som er spesielt eksklusive, som f.eks. restauranter, turist-steder eller andre steder som er kjent som spesielt eksklusive skal ikke benyttes av Medlemsfirma.
    «Assosiert med»: Med dette menes hva som forbindes med stedet.  F.eks. skisportsteder vil normalt assosieres mer med sportslige aktiviteter enn med fag, og skal derfor ikke benyttes.
    Møtelokaler og restauranter som ligger i lokaler til konserthus, museer og sportsarenaer o.l. skal som hovedregel unngås selv om de kan være praktisk egnet.
    Det skal ved vurdering av om slike lokaler unntaksvis kan anvendes legges stor vekt på hvilket inntrykk som skapes ved bruk av møtelokale/restaurant. I denne vurderingen kan det legges vekt på om lokalene i seg selv ikke anses som noen attraksjon, om lokalene er en del av profesjonell konferansevirksomhet (adskilt fra selve attraksjonen) og om det ikke finnes andre egnede tilgjengelige lokaler.
    Det er ikke tillatt å arrangere møter, faglige seminarer o.l. på båter, ferger osv.
    Nasjonale møter
    Med nasjonale møter menes møter som har deltakere fra hele landet.
    Nasjonale møter bør fortrinnsvis legges til, eller i nærheten av, de større byene i Norge. Her er det gode flyforbindelser og byene anses som ukontroversielle og ikke spesielt eksotiske. Hvilken by som velges, bør som hovedregel avhenge av den geografiske sammensetningen til de inviterte. Det kreves imidlertid ikke overvekt av inviterte fra den valgte destinasjonen. Velges Bodø eller Tromsø, bør det likevel være et ikke ubetydelig antall inviterte (antydningsvis minst 20 prosent) fra Nord-Norge. Er Sør-Norge mest aktuelt ut i fra den geografiske sammensetningen til de inviterte, bør den destinasjonen (øst eller vest) velges hvor de fleste kommer fra, med mindre andre momenter tilsier noe annet.
    Steder som anses som turistattraksjoner bør unngås. Typiske skisteder (se liste nedenfor) bør unngås på vinterstid.
    Regionale og lokale møter
    Med regionale møter menes møter hvor invitasjonen er rettet mot deltakere innen et avgrenset geografisk område, f.eks. et fylke eller en landsdel.
    Med lokale møter menes møter hvor invitasjonen er rettet mot deltakere fra en bestemt kommune, tettsted eller by.
    Både for lokale og regionale møter bør det velges destinasjoner ut i fra hva som er mest hensiktsmessig. Hva som er geografisk riktig og kostnadsmessig forsvarlig, bør også være med i vurderingen.
    For lokale møters del kan disse legges til såkalte «eksotiske (nasjonale) steder» i de tilfeller der Helsepersonellet som inviteres naturlig har hjemmetilhørighet til disse stedene. F.eks. bør Helsepersonell med geografisk tilhørighet i Geilo-området kunne inviteres til et møte på Geilo. Et regionalt møte for leger i Buskerud, bør derimot fortrinnsvis legges til Drammen eller et annet ukontroversielt sted med hensiktsmessige transportmuligheter. Også for regionale møter skal det legges vekt på at reisemålene anses som naturlige i forhold til de invitertes hjemmeadresse.
    Eksempler på steder som i utgangspunktet vil anses som skisteder: Geilo, Hemsedal, Hafjell, Kvitfjell, Oppdal, Trysil, Beitostølen.
    Møter i utlandet i regi av Medlemsfirma
    LMIs godkjenningsordning for møter i ut- landet har bortfalt. Medlemsfirmaene må selv vurdere og sørge for at Reglene for møter i utlandet i regi av Medlemsfirma følges.
    For møter i utlandet bør det velges destinasjoner ut i fra hva som er mest hensiktsmessig basert på logistiske eller faglige grunner. Hva som er geografisk riktig og kostnadsmessig forsvarlig, bør også være med i vurderingen. Også når det gjelder møter i utlandet skal man unngå typiske turistmål, steder forbundet med sportslige aktiviteter eller andre forhold som kan gi inntrykk av at andre hensyn enn de logistiske eller faglige ligger til grunn for valget av sted.
    Destinasjoner må vurderes konkret, men normalt sett vil større byer i Europa anses som OK som destinasjon, gitt at øvrige vilkår er oppfylt.