• Legemiddelindustriens bransjeregler18.1 Valg av sted og destinasjon

    18.1 Valg av sted og destinasjon

    Alle arrangementer skal avholdes på en destinasjon og et sted som er hensiktsmessig i forhold til møtets faglige hovedformål og som ikke assosieres med sportslige eller fritidsbaserte aktiviteter, eller er kjent som ekstravagante.

    Arrangement skal legges til Norge, med mindre:

    a) de fleste av de inviterte er fra andre land enn Norge, og destinasjonen fremstår som fornuftig gitt deltakernes tilholdssted, eller

    b) lokaliseringen av arrangør eller ekspertise gjør det mer fornuftig å holde arrangementet utenfor Norge, eller

    c) lokalisering av deltakere gjør det mer fornuftig å holde arrangementet utenfor Norge

    Veiledning
    Generelt
    Faglig program må alltid stå i fokus. Det skal alltid foreligge logistiske og faglige grunner for valg av destinasjon og sted for arrangementer, samt eventuell bevertning. Det må utøves skjønn. Ved vurderingen er det viktig å huske på intensjonen med bransjeregelverket. 
    Momenter som bør vurderes ved valg av destinasjoner (geografisk) og sted (møtelokale og restaurant):
    • Beliggenhet: er geografisk beliggenhet hensiktsmessig og praktisk?
    • Alle destinasjoner og sted som benyttes for et Medlemsfirmas arrangementer skal være passende i forhold til møtets hensikt ut fra faglige og logistiske kriterier. Valg av destinasjon og sted skal ikke virke støtende eller gi inntrykk av at hensikten med møtet er annet enn strengt faglig.
    • Det må foreligge logistiske grunner for valg av destinasjon med hensyn til tilgjengelighet for majoriteten av deltakerne.
    • Lokale arrangementer (rettet mot deltakere fra en by/et tettsted/en kommune) bør legges til byer/tettsteder, hvor de fleste deltakerne har hjemmetilhørighet. I visse tilfeller kan skisteder eller andre destinasjoner som vanligvis assosieres med fritidsaktiviteter, turistattraksjoner osv. aksepteres, dersom Helsepersonell har geografisk tilhørighet i området f.eks Geilo).
    • Regionale arrangementer (rettet mot deltakere fra et fylke eller en landsdel) bør legges til ukontroversielle destinasjoner med hensiktsmessige og praktiske transportmuligheter. Det skal legges vekt på at reisemålene anses som naturlige i forhold til de invitertes virksomhetsadresse.
    • Nasjonale arrangementer (rettet mot deltakere fra hele landet) bør fortrinnsvis legges til, eller i nærheten av, de større byene i Norge. Hvilken by som velges, bør som hovedregel avhenge av den geografiske sammensetningen til de inviterte. Det kreves imidlertid ikke overvekt av inviterte fra den valgte destinasjonen.
    • Møter i utlandet i regi av Medlemsfirma – i tillegg til å overholde de felles prinsippene (geografisk riktig og kostnadsmessig forsvarlig) for valg av beliggenhet, bør typiske turistmål, destinasjoner forbundet med sportslige aktiviteter eller andre forhold som kan gi inntrykk av at andre hensyn enn de logistiske eller faglige ligger til grunn for valget, unngås.
    • Destinasjon og sted bør være praktisk tilrettelagt for transport/parkering. Fasiliteter som medfører enklest mulig transport (tid/kostnad) bør velges, f.eks. møtet avholdes i et av byens møtelokaler og middag følger deretter på en restaurant i gangavstand. Dette er imidlertid ikke til hinder for at det kan settes opp kortere transport innad i en by f.eks. til/mellom møtelokale/restaurant av praktiske årsaker. Møtelokale og/eller restaurant utenfor sentrum, på et fint sted i naturskjønne omgivelser som krever en lengre bussreise eller en reise med båt, vil ikke regnes som hensiktsmessig.
    • Assosiert med fritidsaktiviteter/kultur: Destinasjonen eller sted kan assosieres med eller være en attraksjon i seg selv.eks. skisted (som Geilo, Hemsedal, Hafjell, Kvitfjell, Oppdal, Trysil, Beitostølen osv.), båt, ferge, opera- eller konserthus, museum og sportsarena.
    • Profesjonelle konferansevirksomheter og -sentre (inkludert konferansesentre på hoteller) skal prioriteres.
    • Møtelokaler og restauranter som ligger i lokaler til konserthus, museer og sportsarenaer o.l. bør som hovedregel unngås selv om de kan være praktisk egnet. Det skal, ved vurdering av om slike lokaler unntaksvis kan anvendes, legges stor vekt på hvilket inntrykk som skapes ved bruk av møtelokale/restaurant. I denne vurderingen kan det legges vekt på om lokalene i seg selv ikke anses som noen attraksjon, om lokalene er en del av profesjonell konferansevirksomhet (adskilt fra selve attraksjonen) og om det ikke finnes andre egnede tilgjengelige lokaler. Er det nødvendig å velge en slik fasilitet, må arrangementet finne sted på et tidspunkt der det ikke er tilgang til f.eks. underholdning, utstilling og, kultur- eller sportsbegivenhet.
    • Ved behov for overnatting for tilreisende i forbindelse med møte må det vurderes ekstra nøye, om valg av beliggenhet/fasiliteter kan gi en utilbørlig fordel for deltakere.
    • Fasiliteter: er de egnet til profesjonelle møter?
    • Møtefasiliteter skal være egnet til informasjon og diskusjon om legemidler i et lukket forum.
    • Møtelokaler, uavhengig av om de ligger på konferansesenter eller en restaurant, skal være tilstrekkelig adskilt fra fellesarealer. Dette for å hindre at reklamen for reseptpliktige Legemidler er tilgjengelig til allmenhet, samt at møte foregår i profesjonelle og tilstrekkelig konfidensielle omgivelser.
    • Det bør også vurderes om det finnes adekvate, bedre egnede fasiliteter til rådighet.
    • Ekstravagant: kan en samlet vurdering av sted fremstå som «ekstravagant» eller «luksuriøst»?
    • Vurdering av eksklusivitet kan basere seg på egen markedsføring, informasjon på stedets hjemmeside samt omdømme hos allmenhet. 5-stjerners hotell, gourmetrestauranter med stjerner i Michelin-guide eller beskrevet som «eksklusiv», «luksuriøs» o.l. som gir inntrykk av ekstravaganse, skal ikke benyttes av Medlemsfirma.
    • Det er faktisk prisnivå på fasiliteten som må vurderes med tanke på omdømme.
    • Sjekk hjemmesiden og omtale av lokaler/restaurant.
    I tillegg må totalinntrykket av møteinvitasjonen vurderes; faglig program skal være i fokus.
    Punkt 18.1 c
    For eksempel ved «norsk aften» på utenlandske kongresser, er det logistiske grunner som taler for å avholde arrangementet utenfor Norge.