• Legemiddelindustriens bransjeregler15.6 Valg av sted

    15.6 Valg av sted

    Alle arrangementer skal avholdes på et hensiktsmessig sted i forhold til møtets faglige hovedformål. Ingen arrangement skal legges til destinasjoner som assosieres med sportslige eller fritidsbaserte aktiviteter, eller er kjent som ekstravagante.

    Arrangement skal legges til Norge, med mindre:
    a) de fleste av de inviterte er fra andre land enn Norge, og destinasjonen fremstår som fornuftig gitt deltakernes tilholdssted, eller

    b) lokaliseringen av arrangør eller ekspertise gjør det mer fornuftig å holde arrangementet utenfor Norge

    Utenlandsarrangement skal være forhåndsgodkjent av Rådets sekretariat, med mindre LMIs styre bestemmer noe annet. Det betales søknadsgebyr. Se veiledningen for mer informasjon.

    Veiledning
    Valg av geografisk destinasjon, restaurant og møtelokale
    Det skal alltid foreligge logistiske eller faglige grunner for valg av sted for møter eller middag.
    Hovedregelen er at møter og middager skal legges på sted som medfører enklest mulig transport (tid/kostnad), f.eks. at møtet avholdes i et av byens møtelokaler og etterfølgende middag på en restaurant i gangavstand. Dette er imidlertid ikke til hinder for at det kan settes opp kortere transport innad i en by f.eks. til/mellom møtelokale/restaurant av praktiske årsaker. Det vil ikke være tillatt å avholde et møte og/eller middag i et møtelokale og/eller restaurant utenfor sentrum på et fint sted i naturskjønne omgivelser som krever en lengre bussreise eller en reise med båt.
    Det må nødvendigvis utøves et skjønn. Ved vurderingen er det viktig å huske på intensjonen med regelverket.
    Det er ikke tillatt å arrangere møter, faglige seminarer o.l. på båter, ferger osv.
    Nasjonale møter
    Med nasjonale møter menes møter som har deltakere fra hele landet.
    Nasjonale møter bør fortrinnsvis legges til, eller i nærheten av, de større byene i Norge. Her er det gode flyforbindelser og byene anses som ukontroversielle og ikke spesielt eksotiske. Hvilken by som velges, bør som hovedregel avhenge av den geografiske sammensetningen til de inviterte. Det kreves imidlertid ikke overvekt av inviterte fra den valgte destinasjonen. Velges Bodø eller Tromsø, bør det likevel være et ikke ubetydelig antall inviterte (antydningsvis minst 20 prosent) fra Nord-Norge. Er Sør-Norge mest aktuelt ut i fra den geografiske sammensetningen til de inviterte, bør den destinasjonen (øst eller vest) velges hvor de fleste kommer fra, med mindre andre momenter tilsier noe annet.
    Steder som anses som turistattraksjoner bør unngås. Typiske skisteder (se liste nedenfor) bør unngås på vinterstid.
    Regionale og lokale møter
    Med regionale møter menes møter hvor invitasjonen er rettet mot deltakere innen et avgrenset geografisk område, f.eks. et fylke eller en landsdel.
    Med lokale møter menes møter hvor invitasjonen er rettet mot deltakere fra en bestemt kommune, tettsted eller by.
    Både for lokale og regionale møter bør det velges destinasjoner ut i fra hva som er mest hensiktsmessig. Hva som er geografisk riktig og kostnadsmessig forsvarlig, bør også være med i vurderingen.
    For lokale møters del kan disse legges til såkalte «eksotiske (nasjonale) steder» i de tilfeller der Helsepersonellet som inviteres naturlig har hjemmetilhørighet til disse stedene. F.eks. bør Helsepersonell med geografisk tilhørighet i Geilo-området kunne inviteres til et møte på Geilo. Et regionalt møte for leger i Buskerud, bør derimot fortrinnsvis legges til Drammen eller et annet ukontroversielt sted med hensiktsmessige transportmuligheter. Også for regionale møter skal det legges vekt på at reisemålene anses som naturlige i forhold til de invitertes hjemmeadresse..
    Eksempler på steder som i utgangspunktet vil anses som skisteder: Geilo, Hemsedal, Hafjell, Kvitfjell, Oppdal, Trysil, Beitostølen.
    «Hensiktsmessig»: Alle steder som benyttes for et Medlemsfirmas arrangementer skal være passende i forhold til møtets hensikt ut i fra faglige og logistiske kriterier. Valg av sted skal ikke virke støtende eller gi grunnlag for vurdering at hensikten med møtet er annet enn strengt faglig.
    «Ekstravagant»: Steder som er spesielt eksklusive, som f.eks. restauranter, turiststeder eller andre steder som er kjent som spesielt eksklusive skal ikke benyttes av Medlemsfirma.
    «Assosiert med»: Med dette menes hva som forbindes med stedet.  F.eks. skisportsteder vil normalt assosieres mer med sportslige aktiviteter enn med fag, og skal derfor ikke benyttes.
    Krav om forhåndsgodkjenning av firmaarrangementer i utlandet
    Frem til Styret i LMI eventuelt bestemmer noe annet gjelder at arrangementer i regi av firma som arrangeres i utlandet skal være forhåndsgodkjent av Rådets sekretariat. Eksempler på slike arrangement er:
    • Reklamemøter
    • Kliniske utprøvermøter
    • Advisory board-møter
    • Spesialistturer
    Ved tvil tas det kontakt med sekretariatet.
    Hva vurderes?
    Vilkår for godkjenning er at arrangementet skal ha en reell faglig forankring til reisemålet jf. punkt 15.6, at reisemålet ikke assosieres med annet enn det faglige, og at andre forhold som lengde på program osv. synes rimelig, slik at man ut fra en totalvurdering av innhold, deltakere og logistikk kan si at det er rimelig å legge møtet til utlandet.
    Godkjenningen gjelder kun det at arrangementet legges til utlandet. Rådets sekretariat vurderer ikke andre sider ved arrangementet, og det er firmaet selv som må påse at andre forhold er i orden, f.eks. at arrangementet holder god standard, at det ikke forekommer prelansering, og at reglene for bevertning er fulgt. Dette er ikke til hinder for at godkjenning kan avslås dersom Rådets sekretariat vurderer at arrangementet ikke oppfyller alle krav som stilles.
    Spesialistturer
    Det kan godkjennes faglig kurs/hospitering på sykehusklinikk el. lign i utlandet for et mindre antall Helsepersonell hvor samtlige er norske. Kurset må være faglig relevant for deltakerne.
    Saksbehandling og gebyr
    Søknader behandles normalt ukentlig, og forventet saksbehandlingstid for kurante arrangementer er 1-2 uker. For sikkerhets skyld anbefales imidlertid at det søkes i god tid og minst 30 dager før arrangementet er planlagt. Det skal søkes på Skjema for utenlandsarrangement. Søknaden skal sendes til Sekretariatet på soknader@lmi.no
    Kravet om forhåndsgodkjenning for arrangementer i regi av firma som arrangeres i utlandet gjelder for Medlemsfirma, men ikke-Medlemsfirma kan også benytte tjenesten. Søknadsgebyr er kr 1000 for Medlemsfirma og kr 1500 for ikke-Medlemsfirma. Det føres oversikt over antall søknader pr. firma, og det blir fakturert en gang årlig på slutten av året.